Lavoro Administrazione - Segreteria

Per il corretto funzionamento della maggior parte delle attività economiche si richiede personale amministrativo. Il ruolo del personale è quello di assistere i manager di ciascun dipartimento nel garantire il corretto ed efficace funzionamento dello stesso nella gestione quotidiana. Il lavoro impiegatizio ed amministrativo è tra le professioni più richieste, dato che si necessita in scuole, università, uffici governativi, piccola e media impresa, società, ospedali, tra le altre.
Il ruolo e le funzioni di ogni posto sono determinate dal settore, dalle dimensioni e dal tipo di attività, grado di responsabilità, livello di esperienza richiesto, e se si tratta di una organizzazione pubblica o privata. Comunque, normalmente lavorare in campo amministrativo richiede l’abilità di svolgere diverse funzioni e mantenere un comportamento professionale anche quando sottoposti a pressione.
Alcuni compiti caratteristici sono: rispondere al telefono e ai contatti via email, redigere la corrispondenza, gestire la posta in entrata e in uscita, gestire la comunicazione con altri dipartimenti e con esterni, riservare sale riunioni e materiale per conferenze, voli, hotel e l’organizzazione generale di eventi interni ed esterni, organizzazione di meeting e appuntamenti, scrivere il verbale dei meeting, gestire ed attualizzare i database interni, gestire i documenti e il mantenimento del sistema di archiviazione.

Le competenze lavorative più richieste dai datori di lavoro in questo settore sono:

• Multitasking
• Proattività ed abilità di mantenere la calma in situazioni di stress, sono tra i punti più importanti
• Ottime abilità scritte e orali
• Competenze informatiche, che includono videoscrittura (word processing) e buona conoscenza di pacchetti di software come Microsoft Office
• Capacità di coordinamento ed organizzazione
• Ottima conoscenza dell’Inglese e spesso buona conoscenza di un’altra lingua europea

In settori specializzati come il legale, finanziario o di risorse umane, gli impiegati amministrativi/segretari dovranno anche avere un alto livello di qualificazione ed esperienza previa. Questi ruoli includono, tra le altre attività, redigere documenti legali, gestire budget e fatture, gestire dati statistici, il recruiting, training e supervisione dello staff junior.

Il settore di Amministrazione e Segreteria include diversi profili professionali, che possiamo categorizzare come segue:

• Impiegati d’ufficio: tendono ad essere profili più junior e richiedono uno stretta supervisione; svolgono compiti di gestione amministrativa quotidiana di livello più semplice. Possono essere front end, come telefoniste, generali come impiegati, o specializzati come assistenti legali.

• Ruoli amministrativi: sono in genere figure più senior, che richiedono minore supervisione e includono maggiori responsabilità. Un ruolo amministrativo in genere implica lavorare direttamente con il management nell’azienda e ricevere incarichi complessi e di alto livello, avere accesso ad informazioni confidenziali e in alcuni casi anche gestire altro staff.

Le figure lavorative includono tra le altre:

• Telefonista
• Receptionist
• Impiegato Senior
• Impiegato Contabile
• Assistente Legale
• Assistente di Risorse Umane
• Sales Administration
• Responsabile di Amministazione
• Segretaria
• Responsabile di Segreteria
• Personal Assistant
• Executive Assistant